CRM migrasyon kontrol listesi: veri kaybetmeden yeni CRM'e geçiş

CRM migrasyonu, kişi, şirket, fırsat ve aktivite kayıtlarınızı, bunları birbirine bağlayan ilişkileri ve iş süreçlerinizi bir CRM'den diğerine taşıma işidir. Zor kısmı verinin kendisi değil, ilişkileri ve kuralları bozmadan taşımaktır. Aşağıdaki kontrol listesi bir geçişin baştan sona adımlarını sırasıyla veriyor.

1. Envanter: elinizde ne var?

Geçişin ilk adımı, eski sistemde neyin olduğunu ve neyin gerçekten kullanıldığını çıkarmaktır.

• [ ] Nesneler: kişi, şirket, fırsat, teklif, ürün, aktivite, not, dosya, özel nesneler.
• [ ] Her nesnedeki kayıt sayısı ve son güncellenme tarihleri.
• [ ] Alanlar: hangileri dolu, hangileri hiç kullanılmamış.
• [ ] Satış hunileri ve aşamaları.
• [ ] Otomasyonlar, iş akışları, atama kuralları.
• [ ] Entegrasyonlar: web formları, reklam platformları, e-posta, telefon, ERP, analitik.
• [ ] Raporlar ve panolar: yönetim hangi raporlara bakıyor?
• [ ] Kullanıcılar, roller ve izinler.

2. Eşleştirme tablosu

Eşleştirme tablosu geçişin sözleşmesidir: eski sistemdeki her alanın yeni sistemde nereye gideceğini ve nasıl dönüşeceğini yazar.

• [ ] Her alan için kaynak, hedef, tür ve kural yazıldı.
• [ ] Seçim listesi değerleri tek tek eşlendi.
• [ ] Kayıt sahipleri (kullanıcılar) yeni sistemdeki kullanıcılarla eşlendi.
• [ ] Benzersiz kimlik alanı belirlendi (eski sistem kimliği yeni sistemde bir alanda saklanır).
• [ ] İlişkiler tanımlandı: kişi–şirket, fırsat–şirket, aktivite–kişi.

3. Temizlik

Kirli veri yeni sistemde de kirli kalır; temizlik geçişten önce yapılır.

• [ ] Yinelenen kişi ve şirketler birleştirildi.
• [ ] Geçersiz e-posta ve telefonlar işaretlendi.
• [ ] Biçimler standartlaştırıldı: ülke, telefon, şirket adı.
• [ ] Uzun süredir dokunulmamış kayıtlar için karar verildi: taşı, arşivle, sil.
• [ ] Pazarlama izni olmayan kişiler işaretlendi (KVKK ve İYS kayıtlarıyla uyumlu).

4. Test aktarımı

Büyük aktarımdan önce küçük ve temsil edici bir örnekle deneyin.

• [ ] Her nesneden birkaç yüz kayıt içeren bir örnek seçildi.
• [ ] Örnek, test ortamına ya da ayrı bir deneme hesabına aktarıldı.
• [ ] İlişkiler, sahipler, tarihler ve seçim listeleri kontrol edildi.
• [ ] Satış ekibinden biri örnek kayıtlarla günlük işini denedi.
• [ ] Bulunan hatalar eşleştirme tablosuna işlendi.

5. Son aktarım

• [ ] Dondurma tarihi ekiple paylaşıldı: bu tarihten sonra eski sisteme kayıt girilmez.
• [ ] Eski sistemin tam yedeği alındı.
• [ ] Aktarım sırası: kullanıcılar → şirketler → kişiler → fırsatlar → aktiviteler ve notlar.
• [ ] Kayıt sayıları nesne nesne karşılaştırıldı.
• [ ] Rastgele seçilen kayıtlar alan alan kontrol edildi.

6. Süreçleri yeniden kurmak

Otomasyonlar, atama kuralları, e-posta şablonları, raporlar ve entegrasyonlar veriyle birlikte taşınmaz; yeni sistemde yeniden kurulur. Bu, eski kuralları sadeleştirmek için de bir fırsattır.

• [ ] Web formları yeni CRM'e bağlandı; test lead'i düştü.
• [ ] Reklam platformlarının lead entegrasyonları ve offline dönüşüm yüklemeleri yeni sisteme taşındı.
• [ ] Atama kuralları ve otomasyonlar kuruldu ve test edildi.
• [ ] Yönetim raporları yeniden oluşturuldu ve eski sistemle karşılaştırıldı.

7. Canlıya geçiş ve sonrası

• [ ] Ekip eğitimi geçiş gününden önce yapıldı.
• [ ] İlk iki hafta için bir destek kanalı açıldı.
• [ ] Eski sistem salt okunur bırakıldı; kapatma tarihi belirlendi.
• [ ] Eski verinin saklama süresi KVKK yükümlülükleriyle birlikte belgelendi.

En sık yapılan hatalar

En pahalı hatalar ilişkilerin kaybolması (fırsatların şirketsiz kalması), kayıt sahiplerinin herkesin tek bir kullanıcıya atanması ve seçim listesi değerlerinin eşlenmeden taşınmasıdır. Üçü de eşleştirme tablosu ve test aktarımıyla önlenir.

Geçişi birlikte planlamak isterseniz CRM migrasyon hizmetimiz bu listenin tamamını kapsar; yeni CRM'i seçme aşamasındaysanız CRM nasıl seçilir yazısıyla başlayın. Genel yaklaşımımız CRM danışmanlığı sayfasında.